Privacyverklaring

Judoclub Hikari Waregem vzw (hierna: "Hikari") hecht veel belang aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen we uit welke persoonsgegevens we verzamelen, hoe we deze verwerken en welke rechten u heeft.

1. Verwerking van persoonsgegevens

Hikari verwerkt persoonsgegevens conform de Verordening (EU) 2016/679 (Algemene Verordening Gegevensbescherming, GDPR). Dit betekent dat alle gegevens met de nodige zorg en vertrouwelijkheid worden behandeld.

1.1 Welke gegevens verwerken we?

Wij verwerken de volgende persoonsgegevens:

• Ledenadministratie: naam, voornaam, adres, contactgegevens, deelname aan lessen en wedstrijden, en graadverhogingen.
• Boekhouding: beheer van rekeningen, facturen en betalingen.
• Algemeen bestuur: organisatie en administratieve verwerking van clubactiviteiten.
• Trainersadministratie: registratie van gegeven lessen en uitbetaling van vergoedingen (naam, adres, contactgegevens, bankrekeningnummer).
• Website en communicatie: publicatie van bestuursleden en trainers, evenals foto’s van lessen en nevenactiviteiten van Hikari.

2. Doel en rechtsgrond van de verwerking

We verwerken persoonsgegevens op basis van de volgende rechtsgronden:

• Uitvoering van de overeenkomst: Voor de ledenadministratie en inschrijving bij de Vlaamse Judofederatie.
• Wettelijke verplichting: Voor boekhoudkundige en fiscale verplichtingen.
• Gerechtvaardigd belang: Voor het algemeen bestuur en clubbeheer.
• Toestemming: Voor het publiceren van foto’s en marketingdoeleinden.

3. Bewaartermijn

Hikari bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk:

• Ledenadministratie: 20 jaar na beëindiging van het lidmaatschap, conform de bewaartermijn van de Vlaamse Judofederatie.
• Boekhouding: 7 jaar, volgens de wettelijke verplichtingen.
• Trainersadministratie: 5 jaar na stopzetting van de samenwerking.
• Foto’s en publicaties: Totdat de toestemming wordt ingetrokken.

4. Delen van persoonsgegevens

Hikari deelt uw persoonsgegevens uitsluitend met:

• De Vlaamse Judofederatie voor inschrijving en verzekering.
• Overheidsinstanties indien wettelijk verplicht.
• Externe dienstverleners voor IT-ondersteuning en boekhouding (met verwerkersovereenkomst).

5. Uw rechten

U heeft de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

• Recht op inzage: U kunt een kopie van uw gegevens opvragen.
• Recht op rectificatie: U kunt onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren.
• Recht op verwijdering: U kunt uw gegevens laten verwijderen als deze niet langer nodig zijn.
• Recht op beperking van verwerking: U kunt vragen om de verwerking te beperken.
• Recht op bezwaar: U kunt bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen.
• Recht op intrekking van toestemming: U kunt uw toestemming voor verwerking intrekken.

Voor het uitoefenen van uw rechten kunt u contact opnemen via info@hikari.be of schriftelijk: Judoclub Hikari Waregem vzw

Zeswegenstraat 120, 8790 Waregem

We vragen u om een identiteitsbewijs voor we uw aanvraag verwerken. Binnen 30 dagen krijgt u een antwoord. In uitzonderlijke gevallen kan deze termijn met 60 dagen worden verlengd.

Indien u meent dat uw gegevens onrechtmatig zijn verwerkt, kunt u een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit: Gegevensbeschermingsautoriteit

Drukpersstraat 35, 1000 Brussel

contact@apd-gba.be

6. Cookies

Hikari gebruikt functionele cookies voor:

• Taalvoorkeuren te onthouden.
• Statistieken bij te houden over websitegebruik.

U kunt cookies uitschakelen via uw browserinstellingen, maar dit kan de werking van de website beïnvloeden. Cookies worden maximaal 12 maanden bewaard.

7. Wijzigingen

Hikari behoudt zich het recht voor deze privacyverklaring te wijzigen. De meest recente versie is steeds beschikbaar op onze website.

Laatst bijgewerkt: 19/02/2025