Judoclub Hikari Waregem hecht veel belang aan de bescherming van je persoonsgegevens. In dit privacybeleid leggen we uit welke gegevens we verzamelen via onze website en in onze ledenadministratie, waarom we dat doen, hoe lang we ze bewaren en welke rechten je hebt. We volgen daarbij de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) en de Belgische privacywetgeving.

Laatst bijgewerkt: 16 oktober 2026

1. Wie is verantwoordelijk voor je gegevens?

Judoclub Hikari Waregem, Zeswegenstraat 120, 8790 Waregem (ondernemingsnummer 0896.007.493) is de verwerkingsverantwoordelijke. Voor al je vragen over privacy kan je terecht bij onze contactpersoon Danny Vangheluwe via mail@hikari.be of 0495 40 53 38.

2. Welke gegevens verwerken we, waarom en op welke grond?

• Ledenadministratie: voor- en achternaam, geboortedatum, adres, e-mailadres, telefoonnummer, lesgroep, graad, lidnummer en lidkaart, verzekeringsstatus en de gegevens van een noodcontact. We gebruiken die om je lidmaatschap te beheren, lessen te organiseren, je te verzekeren en je te kunnen bereiken. Rechtsgrond: uitvoering van de lidmaatschapsovereenkomst en ons gerechtvaardigd belang om de club goed te organiseren.
• Lidgeld en betalingen: seizoen, bedrag, betaalstatus, betaaldatum en betaalwijze. Rechtsgrond: uitvoering van de overeenkomst en onze wettelijke boekhoudkundige verplichtingen.
• Aanwezigheden: wie op welke les aanwezig was, geregistreerd via de QR-code op je lidkaart of door de trainer. Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang (veiligheid, verzekering en ledenbeheer).
• Wedstrijden, stages en examens: inschrijvingen, goedkeuringen en herinneringen. Rechtsgrond: je verzoek tot inschrijving en de uitvoering van de overeenkomst.
• Mijn Hikari (ledenportaal): je inloggegevens en de gegevens van jezelf en van gekoppelde kinderen. Je kan die inkijken en wijzigingen aanvragen. Rechtsgrond: uitvoering van de overeenkomst.
• E-mailberichten: afhankelijk van de instellingen sturen we automatische dienstberichten over aanwezigheden, betalingen, het verlopen van je lidkaart en wedstrijden. Dit zijn geen reclameberichten.
• Contactformulier: je naam, e-mailadres en bericht. We gebruiken die uitsluitend om je vraag te beantwoorden. Rechtsgrond: je toestemming, die je geeft door het vakje in het formulier aan te vinken.
• Foto’s en video’s: enkel wanneer jij (of je ouders) daar toestemming voor gaf. Je kan die toestemming op elk moment intrekken.
• Websitegebruik en beveiliging: bezoekersstatistieken en technische gegevens zoals je IP-adres, browser en bezochte pagina’s, om de website veilig te houden en te verbeteren. Meer uitleg vind je in ons cookiebeleid. Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang en, waar nodig, je toestemming.

Gevoelige gegevens, zoals medische informatie die relevant is voor de lessen (bijvoorbeeld een blessure of allergie), verwerken we enkel als je die zelf meedeelt en met je uitdrukkelijke toestemming.

3. Minderjarigen

Veel van onze leden zijn minderjarig. Inschrijvingen en toestemmingen voor minderjarigen worden gegeven door hun ouders of wettelijke vertegenwoordigers, die ook de rechten uit dit beleid voor hun kind kunnen uitoefenen. Ons contactformulier is bedoeld voor volwassenen.

4. Met wie delen we je gegevens?

We verkopen je gegevens nooit. We delen ze enkel met partijen die ze nodig hebben:

• onze sportfederatie (Judo Vlaanderen), voor zover nodig voor je licentie en sportverzekering;
• technische dienstverleners die in onze opdracht werken, zoals de hostingpartner, e-maildiensten en back-updiensten;
• Cloudflare, voor de spambeveiliging (Turnstile) van het contactformulier;
• Google, voor lettertypes en kaarten die op de website worden geladen. Daarbij krijgt Google technische gegevens van je bezoek, zoals je IP-adres;
• onze bank en boekhouder, voor betalingen en de boekhouding;
• overheden en gerechtelijke instanties, wanneer de wet ons dat oplegt.

Sommige van die partijen, zoals Cloudflare en Google, kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. Dat gebeurt enkel met passende waarborgen, zoals standaardcontractbepalingen of het EU-US Data Privacy Framework.

5. Hoe lang bewaren we je gegevens?

• Ledengegevens en aanwezigheden: zolang je lid bent en daarna zolang dat nodig is voor de administratie, de verzekering en eventuele geschillen. Gegevens van niet-actieve leden ruimen we regelmatig op.
• Betalings- en boekhoudgegevens: 7 jaar, zoals de wet voorschrijft.
• Berichten via het contactformulier: zolang nodig om je vraag te beantwoorden en op te volgen.
• Cookies en statistieken: zie het cookiebeleid.

6. Hoe beveiligen we je gegevens?

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen: een beveiligde verbinding (https), een firewall, tweestapsverificatie voor beheerders, regelmatige updates en back-ups, en rolgebaseerde toegang, zodat enkel wie het nodig heeft bij je gegevens kan.

7. Jouw rechten

Je hebt het recht om:

• je gegevens in te kijken en een kopie te vragen;
• onjuiste gegevens te laten verbeteren of aanvullen;
• je gegevens te laten wissen, voor zover we ze niet langer nodig hebben of wettelijk moeten bewaren;
• de verwerking te laten beperken of er bezwaar tegen te maken;
• je gegevens in een overdraagbaar formaat te ontvangen;
• een gegeven toestemming op elk moment in te trekken.

Stuur daarvoor een bericht naar mail@hikari.be. Het kan zijn dat we eerst je identiteit moeten controleren. We antwoorden binnen één maand.

8. Een klacht indienen

Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan? Spreek ons dan eerst aan, we zoeken graag samen een oplossing. Je kan ook altijd een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, contact@apd-gba.be, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

9. Wijzigingen

We kunnen dit privacybeleid aanpassen, bijvoorbeeld wanneer de wetgeving of onze werking verandert. De meest recente versie staat altijd op deze pagina, met de datum van de laatste wijziging bovenaan.